eAU: Wie die elektronische Krankmeldung deine Lohnabrechnung vereinfacht

Die Digitalisierung hat längst Einzug in die deutsche Arbeitswelt gehalten und verändert auch die Art und Weise, wie Krankmeldungen verarbeitet werden. Seit dem 1. Januar 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU, für alle Arztpraxen in Deutschland verpflichtend. Diese Neuerung betrifft nicht nur den Gesundheitssektor, sondern hat weitreichende Auswirkungen auf die Lohnbuchhaltung und die täglichen Abläufe in Unternehmen jeder Größe.

Was genau bedeutet eAU für Arbeitgeber:innen und die digitale Lohnabrechnung?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ersetzt die klassische gelbe Papierbescheinigung durch einen vollständig digitalen Prozess. Wenn Mitarbeitende erkranken und eine Arztpraxis aufsuchen, übermitteln die behandelnden Ärzt:innen die Arbeitsunfähigkeitsdaten nicht mehr auf Papier, sondern direkt elektronisch an die jeweilige Krankenkasse. Diese wiederum stellt die Informationen den Arbeitgeber:innen zur Verfügung, die sie über ein spezielles Abrufverfahren elektronisch abrufen können und müssen.

Dieser Paradigmenwechsel vereinfacht die Lohnbuchhaltung erheblich. Wenn du bereits auf digitale Lohnabrechnungssoftware setzt, profitierst du besonders von der nahtlosen Integration der eAU-Daten in deine bestehenden Systeme. Die manuelle Erfassung von Krankheitstagen entfällt weitgehend, was Zeit spart und Fehlerquellen minimiert. Für die korrekte Abrechnung von Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ist dies ein wichtiger Fortschritt, der die Genauigkeit erhöht und administrative Prozesse beschleunigt.

Der digitale Krankmeldungsprozess: So funktioniert die eAU in der Praxis

Der Ablauf beginnt weiterhin mit dem Arztbesuch. Stellt die Ärztin oder der Arzt eine Arbeitsunfähigkeit fest, werden die relevanten Daten direkt elektronisch an die Krankenkasse der erkrankten Person übermittelt. Hierzu gehören Informationen wie der Beginn und das voraussichtliche Ende der Arbeitsunfähigkeit sowie die Kennzeichnung, ob es sich um eine Erst- oder Folgebescheinigung handelt.

Arbeitnehmer:innen bleiben trotz der Digitalisierung in der Informationspflicht. Sie müssen ihre Arbeitgeber:innen unverzüglich über ihre Erkrankung informieren, wie es bereits vor der Einführung der eAU gesetzlich vorgeschrieben war. Der wesentliche Unterschied liegt darin, dass die physische Übermittlung der gelben Bescheinigung entfällt. Stattdessen rufst du als Arbeitgeber:in die benötigten Informationen elektronisch bei der Krankenkasse ab.

Für die Lohnbuchhaltung bedeutet dies eine deutliche Vereinfachung. Die Daten stehen dir zeitnah zur Verfügung und können direkt in die digitale Lohnabrechnung übernommen werden. Dies ermöglicht eine präzisere Planung der Entgeltfortzahlung und eine schnellere Bearbeitung der monatlichen Gehaltsabrechnung. Moderne Lohnabrechnungssoftware kann diese Prozesse weitgehend automatisieren und so den administrativen Aufwand für deine Personalabteilung erheblich reduzieren.

Vorteile der eAU für moderne Lohnbuchhaltung

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die insbesondere für die effiziente Gestaltung der Lohnbuchhaltung relevant sind. Der offensichtlichste Vorteil ist die Beschleunigung des gesamten Informationsflusses. Während früher Krankmeldungen per Post verschickt oder persönlich abgegeben werden mussten, stehen die Daten nun nahezu in Echtzeit zur Verfügung. Dies ermöglicht es dir, schneller auf Personalausfälle zu reagieren und die Entgeltfortzahlung präziser zu planen.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil liegt in der Reduzierung des Papieraufwands. Du musst keine physischen Dokumente mehr archivieren, was nicht nur Platz spart, sondern auch den gesetzlichen Anforderungen an die digitale Aktenführung entspricht. Die elektronische Archivierung erleichtert zudem die Nachverfolgbarkeit und schafft Transparenz bei Prüfungen durch Sozialversicherungsträger oder Finanzbehörden.

Für die digitale Lohnabrechnung bedeutet die eAU eine signifikante Fehlerreduktion. Übertragungsfehler, die bei der manuellen Eingabe von Krankmeldungsdaten entstehen können, werden minimiert. Die automatische Übernahme der Daten in die Lohnabrechnungssoftware sorgt für eine höhere Genauigkeit bei der Berechnung von Entgeltfortzahlung, Sozialversicherungsbeiträgen und Lohnsteuern während Krankheitszeiten.

Wichtige Ausnahmen und Sonderfälle in der Lohnbuchhaltung

Trotz der flächendeckenden Einführung gibt es einige Ausnahmen, die du in deiner Lohnbuchhaltung beachten musst. Die eAU gilt nicht für privat krankenversicherte Arbeitnehmer:innen, da diese nicht über die gesetzlichen Krankenkassen versichert sind und somit außerhalb des eAU-Systems stehen. Hier bleibt die traditionelle Papierbescheinigung weiterhin die gängige Praxis.

Auch Krankschreibungen von Eltern aufgrund der Erkrankung ihrer Kinder fallen nicht unter die eAU-Regelung, ebenso wie Krankmeldungen von Mitarbeitenden in Minijobs in Privathaushalten. Diese Sonderfälle erfordern nach wie vor eine manuelle Bearbeitung in der Lohnbuchhaltung und müssen in deiner digitalen Lohnabrechnung entsprechend berücksichtigt werden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt betrifft technische Störungen oder Verzögerungen. Obwohl das System grundsätzlich zuverlässig funktioniert, kann es vorkommen, dass Ärzt:innen Bescheinigungen verspätet oder gar nicht übermitteln. In solchen Fällen dient die Papierbescheinigung, die Patient:innen weiterhin erhalten, als Beweismittel. Arbeitnehmer:innen können diese bei Bedarf vorlegen, um ihre Arbeitsunfähigkeit nachzuweisen. Für deine Lohnbuchhaltung ist es daher ratsam, auch bei der eAU einen Prozess für solche Ausnahmefälle zu etablieren.

Integration in moderne Lohnabrechnungssoftware

Die erfolgreiche Implementierung der eAU hängt maßgeblich von der verwendeten Software ab. Moderne digitale Lohnabrechnungslösungen haben ihre Systeme bereits an die neuen Anforderungen angepasst und bieten Schnittstellen zum Abruf der eAU-Daten von den Krankenkassen. Diese Integration ermöglicht eine nahtlose Verarbeitung der Krankmeldungen ohne Medienbrüche.

Für dein Unternehmen bedeutet dies, dass du bei der Auswahl deiner Lohnabrechnungssoftware darauf achten solltest, dass diese eAU-kompatibel ist und den automatisierten Abruf sowie die Verarbeitung der Daten unterstützt. Die Investition in eine zukunftsfähige digitale Lohnabrechnung zahlt sich hier langfristig aus, da manuelle Arbeitsschritte entfallen und die Fehleranfälligkeit sinkt.