Die Einstellung des ersten Mitarbeiters bringt als Arbeitgeber verschiedene Pflichten und Aufgaben mit sich. Um diese Anforderungen schnell und korrekt zu erfüllen, ist es wichtig, bestimmte Schritte zu befolgen.
Beantragen Sie eine Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit, um Ihre Meldepflichten gegenüber der Krankenkasse erfüllen zu können.
Bei cleverlohn können Sie direkt in der Software alle Personaldaten eintragen und den Mitarbeiter auf die Plattform einladen. Dort werden dann alle relevanten abgefragt und hinterlegt. Dazu gehören neben den Personenbezogenen Daten, die Rentenversicherungsnummer, die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse und weitere branchenspezifische Nachweise. Auch eine Kopie des Personalausweises ist nötig.
Setzen Sie einen schriftlichen Arbeitsvertrag auf, der wichtige Angaben wie Namen und Adressen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer, Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung, Arbeitszeiten, Urlaubsanspruch, Kündigungsfristen und Arbeitsentgelt enthält. Lassen Sie sich hierbei am besten von einem fachkundigen Anwalt beraten.
Melden Sie den Mitarbeiter bei der zuständigen Krankenkasse an, um die Einzugsstelle für Sozialversicherungsabgaben zu bestimmen. Achten Sie auf eventuell erforderliche Sofortmeldungen bei bestimmten Branchen. In vielen Fällen übernimmt Ihr Lohnbüro diesen Teil für Sie, klären Sie im Einzelfall, wie dies bei Ihrem Lohnbüro gemacht wird.
Melden Sie den Mitarbeiter bei der Berufsgenossenschaft an, unabhängig von der Art des Beschäftigungsverhältnisses.
Melden Sie den Mitarbeiter beim Finanzamt an und führen Sie die Lohnsteuerabzüge rechtzeitig ab.
Je nachdem, in welcher Branche Sie bzw. der Mitarbeiter tätig sein wird, kann es nötig sein, diesen beim Gesundheitsamt anzumelden. Wenn Sie Lebensmittel herstellen, verarbeiten oder verkaufen, melden Sie den Mitarbeiter beim Gesundheitsamt an und sorgen Sie für eine Unbedenklichkeitsbescheinigung.
Durch das Befolgen dieser Checkliste haben Sie eine sehr gute Richtschnur, an die Sie sich halten können, wenn Sie Ihren ersten Mitarbeiter einstellen. Es ist ratsam, sich bei Bedarf von einem Fachexperten unterstützen zu lassen, um mögliche Fehler zu vermeiden und die Einstellung reibungslos durchzuführen. Achten Sie während des Arbeitsverhältnisses darauf, dass sich Daten auch ändern können, beispielsweise wenn der Mitarbeiter umzieht. Lassen Sie sich also informieren, wenn es dort Änderungen gibt.