Arbeitsunfähigkeit: So klappt die Abrechnung bei Krankheit

Krankmeldungen gehören zum Arbeitsalltag dazu und stellen Arbeitgeber:innen regelmäßig vor administrative Herausforderungen. Im Jahr 2024 haben sich durchschnittlich 5,9 % der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer krank gemeldet, was die Bedeutung einer korrekten Abrechnung bei Arbeitsunfähigkeit unterstreicht. Die korrekte Abrechnung von Arbeitsunfähigkeit ist nicht nur rechtlich relevant, sondern auch ein wichtiger Kostenfaktor für Unternehmen. Fehler können zu Nachzahlungen oder rechtlichen Problemen führen. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, wie die Abrechnung bei Krankheit rechtssicher funktioniert und welche Besonderheiten Sie dabei beachten müssen.

Die Grundlagen der Entgeltfortzahlung

Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung ist im Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) klar geregelt. Die ärztlich festgestellte Arbeitsunfähigkeit ist dabei die Voraussetzung für den Anspruch des Versicherten auf Entgeltfortzahlung und Krankengeld. Damit der Anspruch besteht, muss das Arbeitsverhältnis ohne Unterbrechung mindestens vier Wochen bestanden haben und der Arbeitnehmer unverschuldet arbeitsunfähig erkrankt sein. In den ersten 28 Tagen einer neuen Anstellung übernehmen Krankenkassen die Entgeltfortzahlung für die Arbeitnehmer:innen. Anschließend besteht ein sechswöchiger Anspruch auf Lohnfortzahlung durch das Unternehmen, in dem Sie angestellt sind.

Sechs Wochen Entgeltfortzahlung - dann Krankengeld

Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht für 42 Tage, also sechs Wochen. Normalerweise bekommt man für diese Zeit weiter das volle Gehalt, wobei in Tarifverträgen oder Arbeitsverträgen auch mehr, aber nie weniger Tage vereinbart sein können. Wichtig ist dabei die Berechnung je Erkrankungsfall - der Grundsatz lautet, dass je Erkrankung einmal für sechs Wochen Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall zu leisten ist.

Sollte die Arbeitsunfähigkeit über den 42. Kalendertag hinaus andauern, zahlt die Krankenkasse von diesem Zeitpunkt an Krankengeld. Das Krankengeld beträgt 70 % des regelmäßigen Bruttogehalts und wird direkt von der Krankenkasse an die Arbeitnehmer:innen gezahlt.

So berechnen Sie die Entgeltfortzahlung korrekt

Die Entgeltfortzahlung entspricht dem Arbeitsentgelt, das der/die Arbeitnehmer:in ohne die Arbeitsverhinderung erhalten hätte. Dabei fließen verschiedene Gehaltsbestandteile mit ein: Das vereinbarte Grundentgelt wird vollständig fortgezahlt, ebenso alle regelmäßigen Zulagen wie Schicht-, Erschwernis- oder Funktionszulagen.

Bei variablen Vergütungsbestandteilen wie Provisionen, Prämien oder Akkordlöhnen wird der Durchschnitt der letzten 13 Wochen als Berechnungsgrundlage herangezogen. Nur regelmäßig geleistete Überstunden werden berücksichtigt, während Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld anteilig einbezogen werden, sofern sie zum Berechnungszeitpunkt bereits erworben waren.

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und elektronische Übermittlung

Der/die Arbeitnehmer:in ist verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich dem/der Arbeitgeber:in zu melden. Spätestens am dritten Tag muss eine ärztliche Bescheinigung vorliegen. Seit dem 1. Januar 2023 ist die elektronische Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung von der Arztpraxis an die Krankenkasse verpflichtend.

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) bringt deutliche Vorteile mit sich: Arbeitgeber:innen können die eAU-Daten über ein maschinelles Abrufverfahren direkt von den Krankenkassen abrufen, was den Verwaltungsaufwand reduziert und Fehlerquellen durch manuelle Übertragung minimiert.

Steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung

Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall unterliegt vollständig der Lohnsteuer und wird wie ein normales Arbeitsentgelt behandelt. Das bedeutet, dass sowohl Lohnsteuer als auch Kirchensteuer und gegebenenfalls Solidaritätszuschlag normal abzuführen sind.

Auch die Sozialversicherungsbeiträge werden wie beim normalen Arbeitsentgelt berechnet und abgeführt. Dies umfasst alle vier Versicherungszweige: Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung mit den jeweiligen Arbeitgeber:innen- und Arbeitnehmer:innenanteilen.

Besondere Situationen meistern

Aufeinanderfolgende Erkrankungen

Was gilt aber für die Entgeltfortzahlung, wenn mehrere Krankheiten aufeinander folgen? Hier ist zwischen verschiedenen Fällen zu unterscheiden: Handelt es sich um dieselbe Grunderkrankung, besteht kein erneuter Anspruch auf sechs Wochen Entgeltfortzahlung. Bei völlig unterschiedlichen Erkrankungen entsteht dagegen ein neuer Anspruch. Nach einer Unterbrechung von mindestens sechs Monaten entsteht auch bei derselben Erkrankung ein neuer Anspruch.

Arbeitsunfähigkeit während des Urlaubs

Wird ein/e Arbeitnehmer:in während seines Urlaubs arbeitsunfähig, sind die Urlaubstage nicht verloren. Die Arbeitsunfähigkeitstage werden nicht auf den Urlaub angerechnet, sofern eine ärztliche Bescheinigung vorliegt.

Ausgleichsverfahren nutzen

Arbeitgeber:innen mit regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmer:innen können über das Ausgleichsverfahren U1 einen Teil der Entgeltfortzahlungskosten erstattet bekommen. Der normale Umlagesatz U1 bietet in der Regel eine Erstattung von rund 60 bis 70 Prozent.

Je weniger Mitarbeitende ein Unternehmen hat, desto größer ist die Belastung durch den Ausfall eines/r Arbeitnehmer:in, daher soll die Umlage U1 hier ausgleichend wirken. Der/Die Arbeitgeber:in kann zwischen verschiedenen Erstattungshöhen wählen. Der normale Umlagesatz U1 bietet in der Regel eine Erstattung von rund 60 bis 70 Prozent. Bei den ermäßigten Umlagesätzen U1 ist die Umlage niedriger, dafür erstattet die Krankenkasse im Krankheitsfall nur 40 bis 50 Prozent. Beim erhöhten Umlagesatz liegt die Erstattung bei 80 Prozent. Allerdings nur bei einer Mindestdauer der Arbeitsunfähigkeit von sechs Wochen. Der Antrag muss innerhalb von 12 Monaten nach Ende der Entgeltfortzahlung gestellt werden. Das U2-Verfahren gilt für Aufwendungen bei Schwangerschaft und Mutterschaft und erstattet bis zu 100% der Kosten.

Häufige Fehlerquellen vermeiden

In der Praxis treten immer wieder ähnliche Fehler auf: Eine falsche Berechnungsgrundlage entsteht, wenn nicht alle Vergütungsbestandteile berücksichtigt werden. Problematisch sind auch fehlende oder verspätete Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen sowie Doppelzahlungen durch gleichzeitige Zahlung von Entgeltfortzahlung und Krankengeld.

Zur ordnungsgemäßen Dokumentation gehört die Aufbewahrung aller Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen für mindestens fünf Jahre sowie die vollständige Dokumentation der Entgeltfortzahlung in den Lohnabrechnungen.

Digitale Lösungen erleichtern die Abrechnung

Moderne Lohnbuchhaltungssoftware kann viele Aspekte der Arbeitsunfähigkeitsabrechnung automatisieren. Automatische Berechnungen minimieren Fehlerquellen, während die Fristenverwaltung alle relevanten Termine überwacht. Direkte Schnittstellen ermöglichen die Kommunikation mit Krankenkassen und Behörden.

Die Digitalisierung bietet erhebliche Vorteile: weniger manueller Aufwand bei der Abrechnung, automatische Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und eine deutliche Reduzierung von Fehlern.

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