Deine erste Mitarbeiterin: So stellst du richtig ein und erfüllst alle Arbeitgeber:innen-Pflichten

Den ersten Mitarbeiter oder die erste Mitarbeiterin einzustellen ist ein großer Schritt für jedes Unternehmen. Damit übernimmst du nicht nur mehr Verantwortung, sondern auch neue Arbeitgeber:innen-Pflichten. Von der Beantragung einer Betriebsnummer über den Arbeitsvertrag bis hin zu Sozialversicherung und Lohnabrechnung. Vieles muss von Anfang an korrekt laufen. In diesem Beitrag erfährst du Schritt für Schritt, was du beachten musst, damit die Einstellung deines ersten Mitarbeiters oder deiner ersten Mitarbeiterin reibungslos klappt.

1. Planung: Bist du bereit, deinen ersten Mitarbeiter oder deine erste Mitarbeiterin einzustellen?

Bevor du loslegst, beantworte dir diese Fragen:

• Rolle und Aufgaben: Welche konkreten Tätigkeiten soll dein Mitarbeiter oder deine Mitarbeiterin übernehmen?
  
  
• Arbeitszeit: Teilzeit, Vollzeit oder flexible Modelle wie Gleitzeit oder Homeoffice?
  
  
• Budget: Kannst du das Gehalt inklusive Lohnnebenkosten dauerhaft finanzieren?
  
  
• Arbeitsplatz: Hast du die notwendige Ausstattung (z. B. Büro, Computer, Software, Werkzeug)?
  
  
• Einarbeitung: Hast du genug Zeit, um deinen ersten Mitarbeiter oder deine erste Mitarbeiterin erfolgreich einzuarbeiten?
  
  

2. Rechtliche Grundlagen und Arbeitgeber:innen-Pflichten

Damit du rechtlich auf der sicheren Seite bist, solltest du folgende Basics erledigen:

• Betriebsnummer beantragen – nötig für die Anmeldung zur Sozialversicherung
  
  
• Berufsgenossenschaft anmelden – Pflichtversicherung gegen Arbeitsunfälle
  
  
• Sozialversicherung – dein Mitarbeiter oder deine Mitarbeiterin muss bei Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung angemeldet werden
  
  
• Finanzamt / ELStAM – elektronische Lohnsteuerdaten abrufen
  
  
• Arbeitsrecht beachten – insbesondere das Nachweisgesetz (wesentliche Vertragsbedingungen schriftlich festhalten)
  
  

3. Unterlagen deines Mitarbeiters oder deiner Mitarbeiterin

Für die Anmeldung und Lohnabrechnung brauchst du folgende Infos:

• Persönliche Daten (Name, Geburtsdatum, Adresse)
  
  
• Steuer-ID und Krankenkasse
  
  
• Sozialversicherungsnummer
  
  
• je nach Job: Gesundheitszeugnis, Aufenthaltserlaubnis oder Führungszeugnis
  
  

4. Arbeitsvertrag: Das Herzstück jedes Arbeitsverhältnisses

Ein klar formulierter Arbeitsvertrag schützt dich und deinen Mitarbeiter oder deine Mitarbeiterin. Er sollte mindestens enthalten:

• Namen und Anschriften von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
  
  
• Beginn (und ggf. Ende bei Befristung)
  
  
• Arbeitsort und Tätigkeitsbeschreibung
  
  
• Arbeitszeit und Überstundenregelungen
  
  
• Vergütung (Gehalt, Zuschläge, Fälligkeit)
  
  
• Urlaubsanspruch
  
  
• Kündigungsfristen
  
  
• Hinweis auf Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen, falls vorhanden
  
  

Optionale, aber sinnvolle Ergänzungen können sein: Probezeit, Nebentätigkeit, Geheimhaltungsklauseln, Homeoffice-Regelungen.

5. Anmeldung und Meldepflichten als Arbeitgeber:in

Nach der Vertragsunterschrift musst du deinen Mitarbeiter oder deine Mitarbeiterin korrekt anmelden:

• Bei der Krankenkasse (Sozialversicherungsmeldung)
  
  
• Bei der Berufsgenossenschaft (Unfallversicherung)
  
  
• Beim Finanzamt über ELStAM (Lohnsteuerdaten)
  
  

6. Onboarding: So gelingt der Start

Ein guter Start ist entscheidend für Motivation und Bindung. Achte daher auf:

• Einarbeitungsplan mit klaren Aufgaben
  
  
• Bereitstellung von Arbeitsmitteln (Laptop, Software, Zugangsdaten etc.)
  
  
• Einführung ins Team und deine Unternehmenskultur
  
  
• Regelmäßige Feedbackgespräche in den ersten Wochen
  
  

7. Häufige Fehler vermeiden

• Verspätete oder fehlerhafte Meldungen bei Krankenkasse oder Finanzamt
  
  
• Unklare Verträge ohne klare Regelungen zu Arbeitszeit oder Überstunden
  
  
• Budget unterschätzt: Vergiss nicht die Arbeitgeberanteile an der Sozialversicherung
  
  
• Fehlende Struktur beim Onboarding: führt oft zu Frust und Missverständnissen
  
  

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