Fachkräftemangel in der Lohnbuchhaltung: Wie Kanzleien mit einem externen Lohnanbieter dem Engpass begegnen
Die Lohnbuchhaltung zählt zu den zeit- und ressourcenintensivsten Bereichen in der steuerlichen Betreuung und genau hier trifft der Fachkräftemangel viele Kanzleien mit voller Wucht. Während qualifizierte Lohnsachbearbeiter:innen rar sind, steigen gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen und der Anspruch der Mandant:innen an eine reibungslose, digitale Abwicklung. Das bringt Kanzleien zunehmend unter Druck. In diesem Beitrag zeigen wir, warum gerade der Bereich Lohn & Gehalt so stark vom Fachkräftemangel betroffen ist, wie die Zusammenarbeit mit einem externen Anbieter konkret funktioniert und welche Vorteile sie Kanzleien in der Praxis bietet.
Warum ist gerade die Lohnbuchhaltung so stark betroffen?
Der Bereich Lohn & Gehalt galt schon immer als besonders detailintensiv – doch die aktuelle Entwicklung verschärft die Situation weiter. Auf Kanzleien kommt eine Vielzahl von Herausforderungen zu:
- Hohe fachliche Komplexität: Die Abrechnung verschiedenster Komponenten wie Zuschläge, Boni, Kurzarbeit oder Sachbezüge verlangt exaktes Wissen und große Sorgfalt.
- Stetige gesetzliche Änderungen: Anpassungen beim Mindestlohn, neue Regelungen wie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) oder der Inflationsausgleich sorgen für ständigen Weiterbildungsbedarf.
- Zunehmender Verwaltungsaufwand: Die Anforderungen an Dokumentation, Meldepflichten und Systeme wie ELStAM oder DEÜV nehmen kontinuierlich zu.
- Fachkräfteschwund: Viele erfahrene Lohnsachbearbeiter:innen wechseln die Branche oder verabschieden sich in den Ruhestand – qualifizierter Nachwuchs ist schwer zu finden.
In Folge dessen geraten viele Kanzleien an ihre personellen Grenzen. Die fristgerechte Bearbeitung von Lohnabrechnungen wird zur Herausforderung, die Servicequalität leidet – und das bei einem der sensibelsten Themen für Mandanten.
Die Lösung: Auslagerung an einen externen Lohnanbieter
Um diesen Engpass zu überbrücken, setzen immer mehr Kanzleien auf die Zusammenarbeit mit spezialisierten Lohnabrechnungsanbietern. Diese übernehmen – in enger Abstimmung mit der Kanzlei – entweder die vollständige Lohnabrechnung oder einzelne, besonders ressourcenintensive Mandate. Das Modell ist flexibel, skalierbar und lässt sich individuell auf die Bedürfnisse der Kanzlei zuschneiden.
So läuft die Zusammenarbeit typischerweise ab:
1. Analyse des Status quo
Zunächst wird gemeinsam geprüft, welche Mandate besonders zeitintensiv sind und wo akute personelle Engpässe bestehen.
2. Übergabe und Onboarding
Der externe Anbieter übernimmt strukturierte Lohndaten, klärt offene Fragen und richtet Systeme, Prozesse sowie Kommunikationswege ein.
3. Monatliche Abrechnung
Mandant:innen oder Kanzlei liefern monatlich die benötigten Informationen. Der Anbieter erstellt die Abrechnung rechtzeitig und vollständig – inklusive aller Meldungen und Nachweise.
4. Transparente Kommunikation
Die Kanzlei bleibt jederzeit eingebunden, erhält Berichte, Unterlagen im eigenen Branding und kann Rückfragen direkt mit dem Anbieter klären.
Welche Vorteile bringt die Zusammenarbeit konkret?
Die Zusammenarbeit mit einem externen Lohnanbieter bringt für Kanzleien eine Vielzahl an Vorteilen – insbesondere im Hinblick auf den Fachkräftemangel:
- Fachkräftemangel überbrücken:
Keine aufwendige Personalsuche mehr – Kanzleien können auch ohne eigenes Lohnteam handlungsfähig bleiben. - Kostensicherheit:
Durch transparente, planbare Preise lassen sich Ausgaben besser kalkulieren – ohne unerwartete Überstunden oder Belastungsspitzen. - Entlastung des Teams:
Interne Mitarbeitende können sich auf ihre Kernaufgaben wie Beratung oder Jahresabschlüsse konzentrieren. - Zufriedene Mandant:innen:
Die Lohnabrechnung erfolgt zuverlässig und fristgerecht – ohne Qualitätseinbußen trotz Personalmangel. - Wachstumsfähigkeit:
Neue Mandate können angenommen werden, ohne dass sofort zusätzliches Personal eingestellt werden muss.
Für wen eignet sich der Schritt besonders?
Die Auslagerung der Lohnabrechnung ist nicht nur eine kurzfristige Übergangslösung, sondern kann langfristig eine strategisch kluge Entscheidung sein – insbesondere für folgende Kanzleitypen:
- Kanzleien mit personellen Engpässen, die kurzfristig reagieren müssen
- Praxisinhaber:innen vor dem Ruhestand, die ihre Kanzlei zukunftssicher aufstellen möchten
- Wachstumsorientierte Kanzleien, die neue Mandate annehmen, aber keine HR-Kapazitäten aufbauen können
- Junge Kanzleien oder Einsteiger:innen, die sich auf Beratung, Aufbauarbeit und Mandantenservice fokussieren wollen
Fazit
Der Fachkräftemangel in der Lohnbuchhaltung wird uns nicht mehr verlassen das bestätigen aktuelle Entwicklungen in der Branche. Steuerkanzleien, die jetzt handeln, können sich langfristige Vorteile sichern: durch effizientere Prozesse, stabile Mandantenbeziehungen und eine nachhaltige Entlastung des eigenen Teams.
Die Zusammenarbeit mit einem externen Lohnanbieter bedeutet dabei keinesfalls den Verlust von Kontrolle – im Gegenteil: Sie eröffnet neue Freiräume und schafft die Grundlage für stabile Qualität und Wachstum.
Tipp: Anbieter wie cleverlohn kombinieren hohe Fachkompetenz mit flexiblen Modellen, technischer Exzellenz und individueller Betreuung. So bleibt die Kanzlei im Mittelpunkt – und der Lohnprozess zuverlässig im Hintergrund.
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