Outsourcing in der Lohnabrechnung: White-Label oder direkte Kommunikation – was passt besser zur Kanzlei?
Die Anforderungen an Steuerkanzleien steigen – insbesondere im Bereich Lohn & Gehalt. Während Mandant:innen immer häufiger digitale Services und umfassende Betreuung erwarten, kämpfen viele Kanzleien mit internen Engpässen und Fachkräftemangel. Kein Wunder also, dass Outsourcing der Lohnabrechnung zunehmend in den Fokus rückt.
Doch Outsourcing ist nicht gleich Outsourcing. Vor allem zwei Modelle stehen zur Auswahl:
- die White-Label-Lösung, bei der die operative Arbeit zwar ausgelagert, aber im Namen der Kanzlei erbracht wird,
- und das klassische Outsourcing mit direkter Kommunikation, bei dem der externe Anbieter transparent als Partner auftritt.
Beide Modelle haben ihre Stärken – und ihre Grenzen. In diesem Beitrag beleuchten wir die Unterschiede und erklären, warum wir bei cleverlohn auf direkte Kommunikation setzen.
Was steckt hinter dem White-Label-Modell?
Bei einer White-Label-Lösung bleibt die Kanzlei offiziell der Ansprechpartner für Mandant:innen. Die operative Abwicklung der Lohnabrechnung erfolgt im Hintergrund durch einen externen Anbieterund das oft ohne dass Mandant:innen davon erfahren.
Vorteile auf den ersten Blick:
- Kanzleien können Lohnservices anbieten, ohne internes Know-how aufbauen zu müssen.
- Der Markenauftritt bleibt konsistent, da alle Dokumente im Kanzlei-Branding übermittelt werden.
- Mandant:innen erleben „alles aus einer Hand“, was Vertrauen stärken kann.
Gerade für kleinere Kanzleien oder beim Einstieg ins Thema Lohnabrechnung erscheint dieses Modell zunächst attraktiv. Doch in der Praxis zeigen sich oft Herausforderungen – vor allem bei der Kommunikation.
Kommunikationshürden, die man nicht unterschätzen sollte
Denn genau hier liegt der Knackpunkt: Wenn Rückfragen zu Abrechnungen auftreten, Daten unvollständig sind oder kurzfristige Änderungen nötig werden, müssen Informationen oft über mehrere Stationen hinweg weitergeleitet werden. Das kostet Zeit, erhöht das Fehlerrisiko und sorgt mitunter für Frust auf allen Seiten.
Wir bei cleverlohn haben diese Hürden gesehen. Deshalb haben wir uns bewusst gegen ein White-Label-Modell entschieden und für einen klaren, offenen Weg.
Unser Ansatz: direkte Kommunikation statt doppelter Umweg
Für uns ist effizientes Arbeiten nur dann möglich, wenn alle Beteiligten wissen, wer wofür zuständig ist und ohne Umwege miteinander sprechen können.
Was wir unter moderner Zusammenarbeit verstehen:
- Rückfragen landen direkt bei uns und nicht erst über drei Ecken.
- Mandant:innen wissen, wer ihre Abrechnung macht und können sich bei Bedarf direkt an uns wenden.
- Die Kanzlei bleibt involviert, aber wird im Tagesgeschäft entlastet.
Gerade in der Lohnabrechnung, wo Fristen zählen und Präzision Pflicht ist, sind klare Prozesse und direkte Kommunikation aus unserer Sicht unverzichtbar.
Welches Modell passt zu wem?
Natürlich hat jedes Modell seine Berechtigung. White-Label-Lösungen können dort sinnvoll sein, wo eine starke Außendarstellung Priorität hat und die Kommunikation bewusst zentral über die Kanzlei gesteuert werden soll.
Das direkte Outsourcing eignet sich besonders für Kanzleien, die:
- Wert auf Geschwindigkeit und Flexibilität legen,
- Mandant:innen auch operativ optimal betreut wissen wollen,
- oder klare Zuständigkeiten in der Zusammenarbeit bevorzugen.
In beiden Fällen gilt: Die Prozesse müssen sauber abgestimmt und transparent gestaltet werden.
Fazit:
Outsourcing in der Lohnabrechnung ist eine große Chance - nicht nur zur Entlastung, sondern auch zur Qualitätssicherung. White-Label-Lösungen bieten vordergründig Komfort, bringen aber oft Unsicherheiten in der Kommunikation.
Unser Fazit: Wer offen, direkt und partnerschaftlich arbeitet, schafft nicht nur Effizienz, sondern auch Vertrauen.
cleverlohn steht für genau diesen Ansatz. Wir sind kein anonymer Dienstleister im Hintergrund, sondern ein zuverlässiger Partner auf Augenhöhe.
Über uns
cleverlohn ist ein digitales Lohnbüro mit Herz. cleverlohn Mandanten profitieren von einem kombinierten Angebot aus persönlichem Lohnbuchhalter und einer benutzerfreundlichen App. Das Beste aus zwei Welten. Über 400 Unternehmen vertrauen auf das Software & Service Konzept von cleverlohn.
