Mitarbeiter:innenbeteiligung: So klappt’s mit der Abrechnung

In Zeiten von Fachkräftemangel, hoher Fluktuation und wachsendem Wettbewerb um Talente setzen viele Unternehmen auf innovative Vergütungsmodelle. Eine besonders wirkungsvolle Maßnahme ist die Mitarbeiter:innenbeteiligung. Ob in Form von Aktien, virtuellen Anteilen oder direkten Gewinnbeteiligungen – wer Mitarbeitende am Unternehmenserfolg teilhaben lässt, schafft Identifikation, Motivation und langfristige Bindung. Doch sobald die Beteiligung konkrete finanzielle Auswirkungen hat, kommt die Lohnabrechnung ins Spiel. Und genau hier wird es schnell komplex: Wann liegt ein geldwerter Vorteil vor? Welche Freibeträge gelten? Und wie funktioniert die korrekte Abrechnung in der Praxis?

Was versteht man unter Mitarbeiter:innenbeteiligung?

Unter dem Begriff der Mitarbeiter:innenbeteiligung werden verschiedene Modelle zusammengefasst, mit denen Unternehmen ihre Mitarbeitenden finanziell am Erfolg des Unternehmens beteiligen. Die Bandbreite reicht von Belegschaftsaktien über direkte Beteiligungen an der GmbH bis hin zu virtuellen Anteilsmodellen (z. B. sogenannte VSOPs – Virtual Stock Option Plans), bei denen keine echten Gesellschaftsrechte übertragen werden. Auch Gewinnbeteiligungen – etwa in Form eines einmal jährlich ausgeschütteten Bonus – gehören dazu.

Allen Modellen gemeinsam ist: Sie wirken sich früher oder später auf das Einkommen der Mitarbeitenden aus – und müssen entsprechend steuerlich bewertet und lohnabrechnungstechnisch korrekt verarbeitet werden.

Steuerliche Regelung: Der § 3 Nr. 39 EStG

Ein wichtiges Instrument für Arbeitgeber:innen ist der Steuerfreibetrag nach § 3 Nr. 39 EStG, der seit 2021 auf 1.440 Euro und seit 2024 sogar auf 2.000 Euro jährlich erhöht wurde. Wird Mitarbeitenden eine Vermögensbeteiligung (z. B. Aktien oder GmbH-Anteile) zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt, bleibt dieser Betrag bis zur genannten Höhe steuer- und sozialversicherungsfrei.

Voraussetzung dafür ist allerdings, dass die Beteiligung nicht als Gehaltsumwandlung erfolgt. Es muss sich also um eine echte Zusatzleistung handeln. Auch muss der Arbeitgeber die Beteiligung aktiv gewähren – freiwillig und nicht auf Initiative der Arbeitnehmer:innen. Wichtig: Der Freibetrag gilt nicht für virtuelle Anteile oder Optionen.

Wie werden Mitarbeiter:innenbeteiligungen abgerechnet?

Die Abrechnung hängt stark vom gewählten Beteiligungsmodell ab. Bei echten Beteiligungen – also Aktien oder GmbH-Anteilen – stellt sich die Frage, wann der geldwerte Vorteil entsteht. Erfolgt die Übertragung der Anteile unter dem tatsächlichen Marktwert, entsteht für die Mitarbeitenden ein Vorteil, der als lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen ist. Dieser Betrag muss in der Lohnabrechnung berücksichtigt und versteuert werden – außer, er liegt unterhalb des Freibetrags.

Komplizierter wird es bei virtuellen Anteilen, wie sie vor allem in Start-ups beliebt sind. Hier entsteht der steuerpflichtige Vorteil nicht bei der Zusage, sondern erst bei der Auszahlung – zum Beispiel im Fall eines Exits oder einer Unternehmensveräußerung. Die Auszahlung gilt dann als einmaliger geldwerter Vorteil und unterliegt ebenfalls der Steuer- und Beitragspflicht. Arbeitgeber:innen müssen diese Beträge in der Lohnabrechnung ausweisen und die Abgaben korrekt berechnen und abführen.

Besonders wichtig ist hier eine frühzeitige Kommunikation mit der Lohnbuchhaltung, damit die entsprechenden Beträge rechtzeitig erfasst, korrekt bewertet und zum richtigen Zeitpunkt abgerechnet werden können.

Das müssen Arbeitgeber:innen beachten

Damit die Beteiligung nicht zur Stolperfalle wird, sollten Unternehmen einige zentrale Punkte beachten:
Zunächst braucht es eine klare vertragliche Grundlage. Ob im Arbeitsvertrag oder in einer Zusatzvereinbarung – es muss genau geregelt sein, wer unter welchen Bedingungen welche Form der Beteiligung erhält. Auch eine Dokumentation der steuerlichen Einschätzung sollte unbedingt erfolgen.

Zweitens sollte frühzeitig geprüft werden, ob und wann ein geldwerter Vorteil entsteht – und wie hoch dieser ausfällt. Bei Unsicherheiten ist eine Bewertung durch eine Steuerkanzlei sinnvoll.

Drittens muss die Lohnabrechnung entsprechend vorbereitet sein. Das gilt insbesondere bei Auszahlungen im Rahmen eines Exits oder bei der Veräußerung von Anteilen. In solchen Fällen müssen unter Umständen hohe Einmalbeträge verarbeitet werden – inklusive korrekter Abführung von Lohnsteuer und Sozialabgaben.

Und zuletzt: Die Kommunikation mit den Mitarbeitenden darf nicht zu kurz kommen. Beteiligungen wirken nur dann motivierend, wenn sie transparent erklärt werden. Dazu gehört auch, dass Mitarbeitende wissen, wann sie mit einer Steuerbelastung rechnen müssen – und wie sich das Ganze auf ihr Netto auswirkt.

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