Lohnabrechnung ohne Steuerberater: So geht's wirklich
Du willst deine Lohnabrechnung selbst erstellen oder einfach günstiger erledigen lassen als bisher? Das ist möglich, rechtssicher und heute einfacher als je zuvor. Wir erklären dir, wie es geht und worauf du dabei achten solltest.
Was bedeutet Lohnabrechnung ohne Steuerberater?
Viele kleine Unternehmen lassen ihre Lohnabrechnung aus Gewohnheit beim Steuerberater erledigen, nicht weil es gesetzlich vorgeschrieben ist, sondern weil es lange die einfachste Option war. Das stimmt heute nicht mehr.
Du als Arbeitgeber bist nach § 108 Gewerbeordnung verpflichtet, deinen Mitarbeitenden jeden Monat eine vollständige und verständliche Entgeltabrechnung in Textform auszuhändigen. Wer diese Abrechnung erstellt, schreibt das Gesetz nicht vor. Du kannst sie selbst erstellen, eine Lohnsoftware nutzen oder sie an einen spezialisierten Payroll-Service wie cleverlohn auslagern.
Was sich ändert, wenn du den Steuerberater aus dem Prozess nimmst: Du gewinnst Kontrolle, Transparenz und in den meisten Fällen auch deutlich günstigere Konditionen. Was gleich bleibt: Die Abrechnung muss korrekt sein, alle Meldepflichten gegenüber Sozialversicherungsträgern und Finanzamt müssen eingehalten werden, und die Unterlagen müssen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
Der entscheidende Punkt ist also nicht ob du ohne Steuerberater abrechnen kannst, sondern wie du das am verlässlichsten und effizientesten organisierst.
Lohnabrechnung selbst machen oder Steuerberater: Was passt zu dir?
Bevor du dich entscheidest, lohnt sich ein ehrlicher Blick auf beide Seiten.
Lohnabrechnung selbst machen | Lohnabrechnung über den Steuerberater |
|---|---|
Das spricht dafür: Du hast volle Kontrolle über deine Lohndaten, kannst jeden Schritt nachvollziehen und bist nicht abhängig von Kanzleiterminen oder Reaktionszeiten. Für Betriebe mit klaren, einfachen Strukturen und wenigen Mitarbeitenden ist das grundsätzlich machbar. | Das spricht dafür: Erfahrene Kanzleien kennen das Lohnsteuerrecht und sind zuverlässig. Für Betriebe mit komplexen Fallkonstellationen kann das Sinn ergeben. |
Das spricht dagegen: Der Einarbeitungsaufwand ist real. Lohnsteuer, Sozialversicherungsrecht, Meldepflichten und Sonderfälle wie Elternzeit, Kurzarbeit oder Sachbezüge verlangen Fachwissen. Fehler sind teuer: Nachzahlungen, Säumniszuschläge und Korrekturabrechnungen kosten mehr Zeit und Geld als die Ersparnis. | Das spricht dagegen: Viele Kanzleien bieten Lohnabrechnung als Nebenleistung an, ohne spezialisierte Prozesse oder eine digitale HR-Plattform. Du siehst das Ergebnis, aber nicht den Weg dahin. Und in der Regel zahlst du deutlich mehr als nötig. |
Es gibt eine dritte Option: einen spezialisierten Payroll-Service, der die Verlässlichkeit einer Kanzlei mit der Kosteneffizienz einer Softwarelösung verbindet und dich aktiv durch jeden Monat führt. Dazu gleich mehr.
So erstellst du eine Lohnabrechnung selbst:
Schritt für Schritt
Wer die Lohnabrechnung ohne Steuerberater erledigen möchte, muss mehrere Schritte zuverlässig und termingerecht durchlaufen. Hier ist ein ehrlicher Überblick über den Prozess.
- Schritt 1: Stammdaten vollständig erfassen
Für jeden Mitarbeitenden brauchst du die aktuellen Lohnsteuerabzugsmerkmale (über ELStAM), die Sozialversicherungsnummer, die Bankverbindung sowie alle vertraglichen Vereinbarungen zu Arbeitszeit, Urlaub und Vergütung. Sonderzahlungen, Zuschläge oder geldwerte Vorteile müssen ebenfalls vollständig dokumentiert sein.
- Schritt 2: Monatliche Abrechnungsdaten zusammentragen
Geleistete Arbeitsstunden oder Arbeitstage, Fehlzeiten durch Urlaub, Krankheit oder Elternzeit, Kurzarbeit, Zuschläge für Sonn-, Feiertags- oder Nachtarbeit sowie sonstige Einmalzahlungen müssen für jeden Mitarbeitenden erfasst werden.
- Schritt 3: Brutto-Netto-Berechnung durchführen
Aus dem Bruttoentgelt werden Lohnsteuer, Kirchensteuer (falls zutreffend), Solidaritätszuschlag sowie die Arbeitnehmeranteile zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung abgezogen. Dazu berechnest du parallel die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung.
- Schritt 4: Meldungen übermitteln
Jeden Monat müssen Beitragsnachweise an die zuständige Krankenkasse übermittelt werden. Je nach Situation kommen An-, Ab- und Ummeldungen, Jahresmeldungen, Unfallversicherungsmeldungen oder AAG-Erstattungsanträge hinzu.
- Schritt 5: Lohnsteuer ans Finanzamt abführen
Die einbehaltene Lohnsteuer muss über die Lohnsteuer-Anmeldung ans Finanzamt übermittelt und pünktlich abgeführt werden, monatlich, quartalsweise oder jährlich, je nach Lohnsteuerzahllast.
- Schritt 6: Abrechnung erstellen und aushändigen
Jeder Mitarbeitende erhält eine vollständige Entgeltabrechnung in Textform. Sie muss nach § 108 GewO alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten.
- Schritt 7: Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahren
Lohnkonten müssen mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. Maßgeblich sind dabei die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD).
Wer diesen Prozess konsequent durchführt, braucht keinen Steuerberater. Aber er braucht Zeit, Fachwissen und ein System, das keinen Schritt vergisst. Genau das liefert cleverlohn.
Welche Lösungen eignen sich für die Lohnabrechnung ohne Steuerberater?
Es gibt heute drei realistische Wege, die Lohnabrechnung ohne klassischen Steuerberater zu organisieren. Jede Option hat einen anderen Aufwand, andere Kosten und eine andere Fehlerquote.
Kriterium | Lohnsoftware selbst | Steuerkanzlei |  |
|---|---|---|---|
Kosten pro Lohnschein | Günstig bis mittel | Oft 20 - 40 € | Ab 12,50 € |
Feste Ansprechperson | Nein | Meistens ja | Ja, immer |
HR-Plattform | Selten | Nein | Ja |
Probeabrechnung vor Freigabe | Nein | Nein | Ja |
Meldungen übernommen | Nein, selbst nötig | Ja | Ja |
Einarbeitungsaufwand | Hoch | Keiner | Minimal |
Lohnsoftware selbst bedienen: Tools wie Lexoffice oder Sage bieten automatisierte Berechnungen, aber keine Begleitung. Du pflegst die Stammdaten, reichst alle Meldungen selbst ein und musst Fehler selbst erkennen. Das funktioniert für Betriebe mit einfachen Strukturen und einer Person, die sich wirklich einarbeiten möchte und kann.
Steuerkanzlei: Verlässlich, aber oft teuer und ohne eigene HR-Infrastruktur. Viele Kanzleien bieten Lohnabrechnung als Nebendienstleistung an. Eine monatliche Probeabrechnung oder ein digitaler Freigabeprozess sind dort selten Standard.
cleverlohn: Spezialisierter Payroll-Service für kleine und mittlere Unternehmen. Mit einer festen Ansprechperson, einer vollständigen HR-Plattform und einer Probeabrechnung vor jeder finalen Abrechnung, ab 12,50 Euro pro Lohnschein.
Warum cleverlohn die smarte Alternative zum Steuerberater ist
cleverlohn ist kein weiteres Lohnprogramm, das du selbst befüllen musst, und keine Kanzlei, bei der du auf Rückmeldung wartest. Es ist ein vollständiger Payroll-Service, der speziell für kleine und mittlere Unternehmen gebaut wurde und die gesamte Wertschöpfungskette abbildet.
Feste Ansprechperson
Du arbeitest jeden Monat mit derselben Payroll-Managerin oder demselben Payroll-Manager zusammen. Kein Ticketsystem, kein Callcenter, keine wechselnden Sachbearbeitenden.
Probeabrechnung vor jeder Freigabe
Bevor eine Abrechnung final wird, prüft ihr sie gemeinsam. Fehler werden erkannt, bevor sie Konsequenzen haben. Das ist bei cleverlohn kein Extra, das ist Standard.
Vollständige HR-Plattform
Stammdaten, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, Dokumentenmanagement und ein digitaler Freigabeprozess auf einer Plattform, ohne Medienbrüche und ohne manuelle Übertragung.
Alle Meldungen inklusive
Beitragsnachweise, Jahresmeldungen, AAG-Erstattungen, A1-Bescheinigungen: cleverlohn übernimmt alle Meldungen und Bescheinigungen im laufenden Betrieb.
Kostenvergleich: Was sparst du wirklich?
Die Kosten für Lohnabrechnung lassen sich selten auf eine einzige Zahl reduzieren, aber ein ehrlicher Vergleich hilft bei der Entscheidung.
Kostenblock | Lohnsoftware selbst | Steuerkanzlei | |
|---|---|---|---|
Monatliche Grundkosten | Ca. 20 - 80 € Software | Oft 20 - 40 € pro Lohnschein | Ab 13 € pro Lohnschein |
Zeitaufwand intern | Hoch, 2 - 5 Std. pro Monat | Gering | Minimal |
Einmalige Einrichtung | Selten ausgewiesen | Oft enthalten | 30 € Setup + 15 € pro MA |
HR-Plattform | Meist nicht enthalten | Nicht enthalten | Inklusive |
Fehlerkorrektur | Auf eigene Kosten | Oft zusätzlich brechnet | Durch Probeabrechnung vermieden |
Beispielrechnung für 10 Mitarbeitende mit cleverlohn:
Monatliche Kosten: 10 x 13 Euro = 160 Euro.
Einmalige Einrichtung: 30 Euro + 10 x 15 Euro = 180 Euro.
Darin enthalten sind feste Ansprechperson, HR-Plattform, alle Meldungen und Probeabrechnung.
Ein Preis für alle(s).
Unser All-Inclusive-Preis: So einfach wie cleverlohn
Immer sicher kalkulieren. Keine Grundgebühr, keine zusätzlichen Kosten.
cleverlohn
- Dedicated payroll specialist included
- All HR software features included
- Employee access included
- Base priceincl.
- Employee registration and deregistrationincl.
- Certificates, such as employment certificatesincl.
- Annual reportsincl.
- Communication flat feeincl.
Other providers
- Personal payroll accountant included
- All HR software functions included
- Employee access included
- Base price18 €
- Onboarding and offboarding of employees18 €
- Certificates, such as employment certificates15 €
- Annual declarations20 €
- Communication flat rate15 €
Kosten im Blick haben mit cleverlohn.
Das sagen andere Unternehmen über cleverlohn.
Fahrwerk GzR
Mehr als zufrieden endlich eine Lösung für die Lohnbuchhaltung gefunden zu haben. Reaktionszeit stets innerhalb von Minuten und für die verschiedensten Fälle und Angelegenheiten mit den richtigen Antworten bereit stehend. Weiter so!
Geschäftsführer der KNH
Die Idee von cleverlohn war für uns ausschlaggebend – jung, dynamisch und digital. Dieser Ansatz hat uns überzeugt, weil wir immer nach einer sauberen, digitalen Lösung gesucht haben. Wir sind happy mit der Entscheidung, das extern zu machen.
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Wir haben mit cleverlohn seit über einem halben Jahr eine super Erfahrung gemacht. Immer pünktliche und korrekte Lohnscheine, sofortige Hilfe bei Fragen durch das Team, sowie wie ein einfacher digitaler Zugang mit allen Informationen ermöglichen uns mehr Zeit für strategische HR-Fragen.
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Wir schätzen den Einsatz von cleverlohn und unserer persönlichen Lohnbuchhalterin sehr und sind froh, dass wir jetzt endlich jemanden haben, der wirklich Ahnung von dem hat, was er tut.
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Die alte Lohnbuchhaltung war unglaublich intransparent und hat uns viel Zeit gekostet. Bei cleverlohn haben wir jetzt eine acht- bis zehnfache Zeitersparnis und deutlich weniger Aufwand.
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Wir machen den Einstieg kinderleicht:
Einmal Daten übergeben, danach läuft alles automatisch. Keine Ausfälle durch Urlaub oder Krankheit, denn wir sind immer für dich da.
- Schritt 1: Daten übergeben.
Wir holen uns alle Stammdaten deiner Mitarbeitenden von deinem Vorabrechner oder lade sie per Einladung ein. Alles in Minuten erledigt. - Schritt 2: Plattform nutzen.
Trage Zeiten, Abwesenheiten und Zuschläge ein. Alles wird automatisch geprüft. - Schritt 3: Abrechnung erhalten.
Wir erstellen, prüfen und liefern: Fertig zur Auszahlung per Mail, Portal oder Post.
Häufige Fragen zur Lohnabrechnung ohne Steuerberater
Is it permitted to handle payroll without a tax advisor?
Is it permitted to handle payroll without a tax advisor?
Yes, and this is common practice today. There is no legal requirement to hire a tax advisor for payroll. You can prepare the payroll yourself, use software, or outsource it to a specialized service provider like cleverlohn. The crucial factor is that the payroll is accurate and complete, and that all reporting and payment obligations are met.
What happens if the payroll is incorrect?
What happens if the payroll is incorrect?
Incorrect payroll can lead to back payments, late fees, or fines, for example, if social security contributions are paid late or in the wrong amount. At cleverlohn, every payroll is reviewed as a draft before final approval precisely to avoid this.
Can I handle payroll myself using software?
Can I handle payroll myself using software?
For very simple structures with few employees, it is generally possible. However, as soon as special cases arise—such as short-time work, parental leave, mini-jobs, non-cash benefits, or fluctuating working hours—the workload increases significantly. Payroll software calculates, but it doesn't think for you.
Does cleverlohn handle all filings with health insurance providers and the tax office?
Does cleverlohn handle all filings with health insurance providers and the tax office?
Yes. cleverlohn handles contribution statements, registrations, deregistrations, and changes, annual reports, AAG reimbursement applications, and A1 certificates. Payroll tax filings with the tax office are also part of the service.
What is a draft payroll and why is it so important?
What is a draft payroll and why is it so important?
Before every final payroll run, cleverlohn generates a draft payroll. You review it together with your payroll manager before the payroll is finalized and payments are initiated. This significantly reduces errors and gives you full transparency at every step.
Can I switch from my tax advisor to cleverlohn?
Can I switch from my tax advisor to cleverlohn?
Yes, and it’s more structured than many expect. After the initial consultation, all relevant master data and historical data are transferred. cleverlohn actively manages the entire transition, ensuring there is no gap in support during any payroll period.
Why should I choose cleverlohn?
Why should I choose cleverlohn?
cleverlohn means: trained and experienced professionals, clear processes beyond just the web app, and a dedicated team fully committed to handling your payroll.
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