Lohnabrechnung für Pflegedienste und Haushaltshilfen

Warum die Lohnabrechnung in der Pflege so herausfordernd ist

Die Lohnabrechnung im Pflege- und Betreuungsbereich gilt als einer der fehleranfälligsten Bereiche im Personalwesen. Das liegt an einer seltenen Kombination von Regeln, die Monat für Monat zusammenkommen:

Zuschläge für Nacht, Sonntag und Feiertag. Diese SFN-Zuschläge sind nur innerhalb der gesetzlichen Grenzen des § 3b EStG steuer- und sozialversicherungsfrei. Wer den Grundlohn falsch ansetzt, zahlt zu viel Abgaben oder riskiert eine Nachforderung.
Bereitschafts- und Rufbereitschaftsdienste. Sie werden nach eigenen Regeln vergütet, oft anteilig, mindestens aber zum geltenden Branchenmindestlohn. Das sauber vom regulären Dienst zu trennen, ist Handarbeit.
Pflegemindestlohn nach Qualifikation. Pflegehilfskräfte, qualifizierte Hilfskräfte und Fachkräfte haben unterschiedliche Mindestlöhne, die regelmäßig zum 1. Juli steigen. Jede Einstufung muss stimmen.
Schicht- und Wechselschichtmodelle. Die Stunden schwanken jeden Monat, Springer und kurzfristige Einsätze kommen dazu. Feste Zahlen gibt es selten.
Hohe Fluktuation. Viele Ein- und Austritte bedeuten laufende An- und Abmeldungen, Fehlzeiten und einen ständigen Pflegeaufwand bei den Stammdaten.
Gemischte Beschäftigung und Prüfdruck. Vollzeit, Teilzeit, Minijob und Betreuungskräfte nebeneinander, dazu oft mehrere Standorte und eine steigende Prüfdichte durch Betriebsprüfung und Medizinischen Dienst.

Klingt aufwendig? Ist es auch. Genau deshalb geben immer mehr Pflege- und Betreuungsdienste ihre Lohnabrechnung ab.

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Warum Lohnabrechnung outsourcen? Die Vorteile für dich und dein Unternehmen.

Das Auslagern der Lohnbuchhaltung macht dich unabhängig von speziell ausgebildetem Personal und teurer Software.cleverlohn spart dir Zeit, minimiert Fehler und gibt dir volle Kostenkontrolle. Unsere Experten kümmern sich um alles, und du hast mehr Raum für das, was wirklich zählt.

Zeitersparnis: Bis zu 80 % weniger Admin-Aufwand durch Automatisierung und Integrationen.
Fehlervermeidung: Probeabrechnung & automatische Validierung, Haftung liegt bei uns.
Kostenkontrolle: All-Inclusive ab 13 € pro Lohnabrechnung, keine Grundgebühr.
Rechtssicherheit: Alle Meldungen an Finanzamt, Krankenkassen und FiBu inklusive.
Skalierbarkeit: Von 1 bis 250 Mitarbeitenden, cleverlohn wächst mit dir.

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In 3 einfachen Schritten Lohnabrechnungen outsourcen

Wir machen den Einstieg kinderleicht:

Einmal Daten übergeben, danach läuft alles automatisch. Keine Ausfälle durch Urlaub oder Krankheit, denn wir sind immer für dich da.

Jetzt loslegen

Schritt 1: Daten übergeben.
Wir holen uns alle Stammdaten deiner Mitarbeitenden von deinem Vorabrechner oder lade sie per Einladung ein. Alles in Minuten erledigt.‍
Schritt 2: Plattform nutzen.
Trage Zeiten, Abwesenheiten und Zuschläge ein. Alles wird automatisch geprüft.
Schritt 3: Abrechnung erhalten.
Wir erstellen, prüfen und liefern: Fertig zur Auszahlung per Mail, Portal oder Post.

Leistungen

Unser All-Inclusive-Angebot: Alles, was du brauchst und das ab 13 € pro Abrechnung.

cleverlohn ist mehr als nur Abrechnung: Lohnbuchhaltungsservice & HR-Plattform aus einer Hand. Keine Zusatzkosten. Keine Überraschungen. Alles drin.

Persönliche Unterstützung

Bei individuellen Fragen meldest du dich einfach direkt bei deinem persönlichen Lohnbuchhalter via Mail, Chat oder Telefon.

Lohnabrechnung
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Lade alle Mitarbeitenden dazu ein, ihre Personaldaten eigenständig zu verwalten und ihre Lohnabrechnung herunterzuladen.

100% Transparenz, jederzeit

Fristen, bestätigte Monatsabschlüsse, Bearbeitungsstände und abgerechnete Angestellte in deiner Kalenderübersicht.

Flexible Stammdatenpflege

Nicht jeder Monat ist gleich. Erfasse alle Arbeitzeiten, Abwesenheiten und Sonderzahlungen einfach online.

Fristgerechte Erinnerungen

Damit wir Lohnabrechnungen fristgerecht erstellen können, senden wir dir Erinnerungen für die Freigabe aller relevanten Daten.

Einbindung deines Steuerberaters

Wir übernehmen die Einbindung deines Steuerberaters und schaffen die Schnittstelle für einen reibungslosen Ablauf

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Employee registration and deregistration
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Other providers

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Onboarding and offboarding of employees
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20 €
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15 €

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Häufige Fragen zum Auslagern der Lohnabrechnung

Can I outsource payroll without a tax advisor?

Yes, that is easily possible with cleverlohn. We are an independent payroll service and handle the entire process, including all filings with the tax office, health insurance providers, and professional associations, without any requirement to involve your tax advisor. You retain full control over your accounting data and can share it with your advisor at any time if you wish. Many of our clients use cleverlohn precisely to move expensive and time-consuming payroll processing out of their tax firm.

What are the risks of outsourcing payroll?

With traditional payroll offices or tax firms, risks primarily arise from a lack of digitalization: delayed data transmission, a lack of transparency, and high error rates. At cleverlohn, we eliminate these risks through a fully automated HR platform with real-time validation and our unique trial payroll feature. Every payroll run is simulated and checked before final submission. This way, errors are identified before they occur. Furthermore, we assume full liability: should an error occur, our professional indemnity insurance covers all damages. You only pay for accurate payroll processing.

How secure is my data with cleverlohn?

Your data is as secure with us as it is in a bank. We host exclusively on ISO 27001-certified servers in Germany, use end-to-end encryption, and meet all GDPR requirements. Every access is logged, and personal data is only visible to authorized personnel. You have full access to your documents in the central portal at all times. During audits, you can provide all necessary documentation within minutes.

What happens during a payroll audit by the tax office or health insurance provider?

With cleverlohn, you are perfectly prepared. All relevant documents, from monthly payslips and social security notifications to certificates, are digitally archived and exportable with a single click. During an audit, we can provide direct read-only access for the auditor upon request. Our payroll accountants actively support you: we prepare for the audit, clarify any questions, and handle communication with the authorities. Over the last 12 months, 100% of our clients have passed payroll audits with no additional claims.

What is included in the flat rate per employee?

Reporting and certification services
Communication with your cleverlohn payroll accountant
Preparation of trial payroll
Preparation of payslips
Use of our software
And much more! Just ask!

Can employees view their payroll online?

Employees get their own access to our cloud-based web app, allowing them to view their payslips anytime, anywhere.

Why should I choose cleverlohn?

cleverlohn means: trained and experienced professionals, clear processes beyond just the web app, and a dedicated team committed to handling your payroll.

App

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Der Dreh- und Angelpunkt deiner Lohnbuchhaltung

Kundenstimmen

Das sagen andere Unternehmen über cleverlohn.

Niklas Rotter

Fahrwerk GzR

Mehr als zufrieden endlich eine Lösung für die Lohnbuchhaltung gefunden zu haben. Reaktionszeit stets innerhalb von Minuten und für die verschiedensten Fälle und Angelegenheiten mit den richtigen Antworten bereit stehend. Weiter so!

Moritz Kühl

Geschäftsführer der KNH

Die Idee von cleverlohn war für uns ausschlaggebend – jung, dynamisch und digital. Dieser Ansatz hat uns überzeugt, weil wir immer nach einer sauberen, digitalen Lösung gesucht haben. Wir sind happy mit der Entscheidung, das extern zu machen.

Marten Pieper

lexhub

Wir haben mit cleverlohn seit über einem halben Jahr eine super Erfahrung gemacht. Immer pünktliche und korrekte Lohnscheine, sofortige Hilfe bei Fragen durch das Team, sowie wie ein einfacher digitaler Zugang mit allen Informationen ermöglichen uns mehr Zeit für strategische HR-Fragen.

Linda Strauch

spized

Wir schätzen den Einsatz von cleverlohn und unserer persönlichen Lohnbuchhalterin sehr und sind froh, dass wir jetzt endlich jemanden haben, der wirklich Ahnung von dem hat, was er tut.

Matteo Benedetti

Debtist

Die alte Lohnbuchhaltung war unglaublich intransparent und hat uns viel Zeit gekostet. Bei cleverlohn haben wir jetzt eine acht- bis zehnfache Zeitersparnis und deutlich weniger Aufwand.