Lohnabrechnung für Pflegedienste und Haushaltshilfen

Warum die Lohnabrechnung in der Pflege so herausfordernd ist

Die Lohnabrechnung im Pflege- und Betreuungsbereich gilt als einer der fehleranfälligsten Bereiche im Personalwesen. Das liegt an einer seltenen Kombination von Regeln, die Monat für Monat zusammenkommen:

Zuschläge für Nacht, Sonntag und Feiertag. Diese SFN-Zuschläge sind nur innerhalb der gesetzlichen Grenzen des § 3b EStG steuer- und sozialversicherungsfrei. Wer den Grundlohn falsch ansetzt, zahlt zu viel Abgaben oder riskiert eine Nachforderung.
Bereitschafts- und Rufbereitschaftsdienste. Sie werden nach eigenen Regeln vergütet, oft anteilig, mindestens aber zum geltenden Branchenmindestlohn. Das sauber vom regulären Dienst zu trennen, ist Handarbeit.
Pflegemindestlohn nach Qualifikation. Pflegehilfskräfte, qualifizierte Hilfskräfte und Fachkräfte haben unterschiedliche Mindestlöhne, die regelmäßig zum 1. Juli steigen. Jede Einstufung muss stimmen.
Schicht- und Wechselschichtmodelle. Die Stunden schwanken jeden Monat, Springer und kurzfristige Einsätze kommen dazu. Feste Zahlen gibt es selten.
Hohe Fluktuation. Viele Ein- und Austritte bedeuten laufende An- und Abmeldungen, Fehlzeiten und einen ständigen Pflegeaufwand bei den Stammdaten.
Gemischte Beschäftigung und Prüfdruck. Vollzeit, Teilzeit, Minijob und Betreuungskräfte nebeneinander, dazu oft mehrere Standorte und eine steigende Prüfdichte durch Betriebsprüfung und Medizinischen Dienst.

Klingt aufwendig? Ist es auch. Genau deshalb geben immer mehr Pflege- und Betreuungsdienste ihre Lohnabrechnung ab.

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Warum Lohnabrechnung outsourcen? Die Vorteile für dich und dein Unternehmen.

Das Auslagern der Lohnbuchhaltung macht dich unabhängig von speziell ausgebildetem Personal und teurer Software.cleverlohn spart dir Zeit, minimiert Fehler und gibt dir volle Kostenkontrolle. Unsere Experten kümmern sich um alles, und du hast mehr Raum für das, was wirklich zählt.

Zeitersparnis: Bis zu 80 % weniger Admin-Aufwand durch Automatisierung und Integrationen.
Fehlervermeidung: Probeabrechnung & automatische Validierung, Haftung liegt bei uns.
Kostenkontrolle: All-Inclusive ab 13 € pro Lohnabrechnung, keine Grundgebühr.
Rechtssicherheit: Alle Meldungen an Finanzamt, Krankenkassen und FiBu inklusive.
Skalierbarkeit: Von 1 bis 250 Mitarbeitenden, cleverlohn wächst mit dir.

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In 3 einfachen Schritten Lohnabrechnungen outsourcen

Wir machen den Einstieg kinderleicht:

Einmal Daten übergeben, danach läuft alles automatisch. Keine Ausfälle durch Urlaub oder Krankheit, denn wir sind immer für dich da.

Jetzt loslegen

Schritt 1: Daten übergeben.
Wir holen uns alle Stammdaten deiner Mitarbeitenden von deinem Vorabrechner oder lade sie per Einladung ein. Alles in Minuten erledigt.‍
Schritt 2: Plattform nutzen.
Trage Zeiten, Abwesenheiten und Zuschläge ein. Alles wird automatisch geprüft.
Schritt 3: Abrechnung erhalten.
Wir erstellen, prüfen und liefern: Fertig zur Auszahlung per Mail, Portal oder Post.

Leistungen

Unser All-Inclusive-Angebot: Alles, was du brauchst und das ab 13 € pro Abrechnung.

cleverlohn ist mehr als nur Abrechnung: Lohnbuchhaltungsservice & HR-Plattform aus einer Hand. Keine Zusatzkosten. Keine Überraschungen. Alles drin.

Persönliche Unterstützung

Bei individuellen Fragen meldest du dich einfach direkt bei deinem persönlichen Lohnbuchhalter via Mail, Chat oder Telefon.

Lohnabrechnung
online

Lade alle Mitarbeitenden dazu ein, ihre Personaldaten eigenständig zu verwalten und ihre Lohnabrechnung herunterzuladen.

100% Transparenz, jederzeit

Fristen, bestätigte Monatsabschlüsse, Bearbeitungsstände und abgerechnete Angestellte in deiner Kalenderübersicht.

Flexible Stammdatenpflege

Nicht jeder Monat ist gleich. Erfasse alle Arbeitzeiten, Abwesenheiten und Sonderzahlungen einfach online.

Fristgerechte Erinnerungen

Damit wir Lohnabrechnungen fristgerecht erstellen können, senden wir dir Erinnerungen für die Freigabe aller relevanten Daten.

Einbindung deines Steuerberaters

Wir übernehmen die Einbindung deines Steuerberaters und schaffen die Schnittstelle für einen reibungslosen Ablauf

Zuverlässige Lohnabrechnung mit cleverlohn.

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Unser All-Inclusive-Preis: So einfach wie cleverlohn
Immer sicher kalkulieren. Keine Grundgebühr, keine zusätzlichen Kosten.

cleverlohn

Ab 13€

pro Lohnabrechnung

(zzgl. USt.)

Alles inklusive

Persönlicher Lohnbuchhalter / persönliche Lohnbuchhalterin inkl.
Alle HR-Software-Funktionen inkl.
Zugänge der Mitarbeitenden inkl.

Grundpreis
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An- und Abmeldungen von Mitarbeitenden
inkl.
Bescheinigungen, wie Arbeitsbescheinigungen
inkl.
Jahresmeldungen
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Kommunikationspauschale
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Andere Anbieter

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Komplexe Kostenstrukturen

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Grundpreis
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An- und Abmeldungen von Mitarbeitenden
18 €
Bescheinigungen, wie Arbeitsbescheinigungen
15 €
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20 €
Kommunikationspauschale
15 €

Kosten im Blick haben mit cleverlohn.

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Häufige Fragen zum Auslagern der Lohnabrechnung

Kann ich die Lohnabrechnung auch ohne Steuerberater auslagern?

Ja, das ist bei cleverlohn problemlos möglich. Wir sind ein unabhängiger Lohnbuchhaltungsservice und übernehmen die komplette Abrechnung inklusive aller Meldungen an Finanzamt, Krankenkassen und Berufsgenossenschaften, ganz ohne Zwang zur Einbindung deines Steuerberaters oder einer Steuerberaterin. Du behältst die volle Kontrolle über deine Buchhaltungsdaten und kannst sie jederzeit an deinen Berater oder deine Beraterin weitergeben, wenn du möchtest. Viele unserer Kund:innen nutzen cleverlohn genau deshalb, um die teure und zeitaufwendige Lohnabwicklung aus der Kanzlei herauszulösen.

Welche Risiken gibt es beim Auslagern der Lohnabrechnung?

Bei traditionellen Lohnbüros oder Steuerkanzleien bestehen Risiken vor allem durch mangelnde Digitalisierung: verzögerte Datenübertragung, fehlende Transparenz und hohe Korrekturquoten. Bei cleverlohn eliminieren wir diese Risiken durch eine vollautomatisierte HR-Plattform mit Echtzeit-Validierung und der einzigartigen Probeabrechnung. Jede Abrechnung wird vor der finalen Abgabe simuliert und geprüft. So werden Fehler erkannt, bevor sie entstehen. Zudem übernehmen wir die volle Haftung: Sollte dennoch ein Fehler passieren, deckt unsere Berufshaftpflichtversicherung sämtliche Schäden ab. Du zahlst nur für korrekte Abrechnungen.

Wie sicher sind meine Daten bei cleverlohn?

Deine Daten sind bei uns so sicher wie in einer Bank. Wir hosten ausschließlich auf ISO-27001-zertifizierten Servern in Deutschland, nutzen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und erfüllen alle DSGVO-Anforderungen. Jeder Zugriff wird protokolliert, Personaldaten sind nur für berechtigte Personen einsehbar. Du hast jederzeit vollen Zugriff auf deine Dokumente im zentralen Portal. Bei Betriebsprüfungen kannst du innerhalb von Minuten alle Nachweise bereitstellen.

Was passiert bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt oder die Krankenkasse?

Du bist bei cleverlohn optimal vorbereitet. Alle relevanten Dokumente, von der monatlichen Lohnabrechnung über SV-Meldungen bis zu Bescheinigungen, sind digital archiviert und mit einem Klick exportierbar. Bei einer Prüfung stellen wir dir auf Wunsch einen direkten Read-Only-Zugang für den Prüfer oder die Prüferin zur Verfügung. Unsere Lohnbuchhalter:innen unterstützen dich aktiv: Wir bereiten die Prüfung vor, klären Rückfragen und übernehmen die Kommunikation mit den Behörden. In den letzten 12 Monaten haben 100 % unserer Kund:innen Betriebsprüfungen ohne Nachforderungen bestanden.

Was ist in der Pauschale je Mitarbeitenden inbegriffen?

Melde- & Bescheinigungswesen
Kommunikation mit cleverlohns Lohnbuchhalter:in
Erstellung der Probeabrechnung
Erstellung der Lohnscheine
Nutzung unserer Software
Und vieles mehr! Frag einfach nach!

Können Mitarbeitende ihre Lohnabrechnung online einsehen?

Mitarbeitende bekommen Ihren eigenen Zugang zu unserer cloudbasierten Web-App und können Lohnscheine zeit- & ortsunabhängig einsehen.

Warum sollte ich mich für cleverlohn entscheiden?

cleverlohn bedeutet: ausgebildete und erfahrene Fachkräfte, klare Prozesse auch abseits der Web-App und voller Team-Einsatz für die Abwicklung deiner Lohnbuchhaltung.

App

Hier geht’s zur Lohn-App

Der Dreh- und Angelpunkt deiner Lohnbuchhaltung

Kundenstimmen

Das sagen andere Unternehmen über cleverlohn.

Niklas Rotter

Fahrwerk GzR

Mehr als zufrieden endlich eine Lösung für die Lohnbuchhaltung gefunden zu haben. Reaktionszeit stets innerhalb von Minuten und für die verschiedensten Fälle und Angelegenheiten mit den richtigen Antworten bereit stehend. Weiter so!

Moritz Kühl

Geschäftsführer der KNH

Die Idee von cleverlohn war für uns ausschlaggebend – jung, dynamisch und digital. Dieser Ansatz hat uns überzeugt, weil wir immer nach einer sauberen, digitalen Lösung gesucht haben. Wir sind happy mit der Entscheidung, das extern zu machen.

Marten Pieper

lexhub

Wir haben mit cleverlohn seit über einem halben Jahr eine super Erfahrung gemacht. Immer pünktliche und korrekte Lohnscheine, sofortige Hilfe bei Fragen durch das Team, sowie wie ein einfacher digitaler Zugang mit allen Informationen ermöglichen uns mehr Zeit für strategische HR-Fragen.

Linda Strauch

spized

Wir schätzen den Einsatz von cleverlohn und unserer persönlichen Lohnbuchhalterin sehr und sind froh, dass wir jetzt endlich jemanden haben, der wirklich Ahnung von dem hat, was er tut.

Matteo Benedetti

Debtist

Die alte Lohnbuchhaltung war unglaublich intransparent und hat uns viel Zeit gekostet. Bei cleverlohn haben wir jetzt eine acht- bis zehnfache Zeitersparnis und deutlich weniger Aufwand.