Lohnabrechnung für Pflegedienste und Haushaltshilfen
Schichtdienst, Nacht- und Feiertagszuschläge, Pflegemindestlohn, Minijobs und ständige Ein- und Austritte. Kaum eine Branche hat eine so anspruchsvolle Entgeltabrechnung wie die Pflege. cleverlohn übernimmt sie komplett, mit einer festen Ansprechperson, geregelter Vertretung und einer Probeabrechnung vor jeder Freigabe.
Warum die Lohnabrechnung in der Pflege so herausfordernd ist
Die Lohnabrechnung im Pflege- und Betreuungsbereich gilt als einer der fehleranfälligsten Bereiche im Personalwesen. Das liegt an einer seltenen Kombination von Regeln, die Monat für Monat zusammenkommen:
Zuschläge für Nacht, Sonntag und Feiertag
Diese SFN-Zuschläge sind nur innerhalb der gesetzlichen Grenzen des § 3b EStG steuer- und sozialversicherungsfrei. Wer den Grundlohn falsch ansetzt, zahlt zu viel Abgaben oder riskiert eine Nachforderung.
Bereitschafts- und Rufbereitschaftsdienste
Sie werden nach eigenen Regeln vergütet, oft anteilig, mindestens aber zum geltenden Branchenmindestlohn. Das sauber vom regulären Dienst zu trennen, ist Handarbeit.
Pflegemindestlohn nach Qualifikation
Pflegehilfskräfte, qualifizierte Hilfskräfte und Fachkräfte haben unterschiedliche Mindestlöhne, die regelmäßig zum 1. Juli steigen. Jede Einstufung muss stimmen.
Schicht- und Wechselschichtmodelle
Die Stunden schwanken jeden Monat, Springer und kurzfristige Einsätze kommen dazu. Feste Zahlen gibt es selten.
Hohe Fluktuation
Viele Ein- und Austritte bedeuten laufende An- und Abmeldungen, Fehlzeiten und einen ständigen Pflegeaufwand bei den Stammdaten.
Gemischte Beschäftigung und Prüfdruck
Vollzeit, Teilzeit, Minijob und Betreuungskräfte nebeneinander, dazu oft mehrere Standorte und eine steigende Prüfdichte durch Betriebsprüfung und Medizinischen Dienst.
Klingt aufwendig? Ist es auch. Genau deshalb geben immer mehr Pflege- und Betreuungsdienste ihre Lohnabrechnung ab.
Die wichtigsten Bestandteile der Pflege-Lohnabrechnung
| Grundlohn nach Qualifikation und Tarif | Die Basis jeder Abrechnung. Der richtige Stundensatz hängt von Qualifikationsstufe, Pflegemindestlohn und einem eventuell geltenden Tarifvertrag ab. Ist die Einstufung falsch, zieht sich der Fehler durch alle Zuschläge. |
|---|---|
| SFN-Zuschläge | Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit sind nach § 3b EStG steuerfrei bis zu einem Grundlohn von 50 Euro pro Stunde und sozialversicherungsfrei bis zu einem Grundlohn von 25 Euro pro Stunde. Die Höhe des steuerfreien Anteils hängt davon ab, wann gearbeitet wurde. |
| Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft | Bereitschaftszeiten werden meist anteilig vergütet, je nach Tarif zum Beispiel mit 60, 75 oder 90 Prozent des Stundenlohns, mindestens aber zum Branchenmindestlohn. Rufbereitschaft folgt wieder eigenen Regeln. |
| Schicht-, Wechselschicht- und Pflegezulagen | Zusätzlich zum Grundlohn kommen je nach Modell und Tarif verschiedene Zulagen dazu, die korrekt zugeordnet und dokumentiert werden müssen. |
| Minijob, Teilzeit und Betreuungskräfte | Geringfügig Beschäftigte, Teilzeitkräfte und hauswirtschaftliche oder betreuende Kräfte folgen jeweils eigenen Abrechnungsregeln. Die Minijob-Grenze und ihre Entwicklung im Blick zu behalten, ist Pflicht. |
| Fehlzeiten und Lohnfortzahlung | Krankheit, Urlaub und Feiertage müssen korrekt fortgezahlt werden, inklusive der anteiligen Zuschläge. Genau hier passieren viele der typischen Fehler. |
So rechnen Sie Pflege-Lohn richtig ab:
Schritt für Schritt
- ✓Schritt 1: Stammdaten und Qualifikation erfassen
Für jede Kraft die richtige Qualifikationsstufe, den Vertrag und den passenden Mindest- oder Tariflohn hinterlegen.
- ✓Schritt 2: Dienstplan und Arbeitszeiten übernehmen
Ist-Zeiten aus dem Dienstplan sauber übernehmen, inklusive Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden sowie Bereitschaft.
- ✓Schritt 3: Zuschläge, Bereitschaft und Zulagen berechnen
SFN-Zuschläge innerhalb der gesetzlichen Grenzen ansetzen, Bereitschaft anteilig vergüten, Zulagen zuordnen.
- ✓Schritt 4: Minijobs, Teilzeit und Betreuungskräfte prüfen
Geringfügigkeitsgrenzen, Beschäftigungsart und Meldepflichten kontrollieren.
- ✓Schritt 5: Probeabrechnung erstellen und prüfen
Vor der Freigabe alles gegenlesen, damit keine Zuschläge oder Meldungen fehlen.
- ✓Schritt 6: Freigabe, Auszahlung und Meldungen
Nach der Freigabe Auszahlung, Lohnsteueranmeldung und Sozialversicherungsmeldungen anstoßen.
Bei cleverlohn übernehmen wir die Schritte 2 bis 6 für Sie. Keine manuelle Übertragung, keine Excel-Listen, kein Datenchaos.
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Daten übergeben
Wir holen uns alle Stammdaten Ihrer Mitarbeitenden von Ihrem Vorabrechner oder laden Sie sie per Einladung ein. Alles in Minuten erledigt.
Plattform nutzen
Tragen Sie Zeiten, Abwesenheiten und Zuschläge ein. Alles wird automatisch geprüft.
Abrechnung erhalten
Wir erstellen, prüfen und liefern: Fertig zur Auszahlung per Mail, Portal oder Post.
Häufige Fragen zur Lohnabrechnung in der Pflege und Haushaltshilfe
Kann ich die Lohnabrechnung auch ohne Steuerberater auslagern?
Ja, das ist bei cleverlohn problemlos möglich. Wir sind ein unabhängiger Lohnbuchhaltungsservice und übernehmen die komplette Abrechnung inklusive aller Meldungen an Finanzamt, Krankenkassen und Berufsgenossenschaften, ganz ohne Zwang zur Einbindung Ihres Steuerberaters oder Ihrer Steuerberaterin. Sie behalten die volle Kontrolle über Ihre Buchhaltungsdaten und können sie jederzeit an Ihren Berater oder Ihre Beraterin weitergeben, wenn Sie möchten. Viele unserer Kund:innen nutzen cleverlohn genau deshalb, um die teure und zeitaufwendige Lohnabwicklung aus der Kanzlei herauszulösen.
Welche Risiken gibt es beim Auslagern der Lohnabrechnung?
Bei traditionellen Lohnbüros oder Steuerkanzleien bestehen Risiken vor allem durch mangelnde Digitalisierung: verzögerte Datenübertragung, fehlende Transparenz und hohe Korrekturquoten. Bei cleverlohn eliminieren wir diese Risiken durch eine vollautomatisierte HR-Plattform mit Echtzeit-Validierung und der einzigartigen Probeabrechnung. Jede Abrechnung wird vor der finalen Abgabe simuliert und geprüft. So werden Fehler erkannt, bevor sie entstehen. Zudem übernehmen wir die volle Haftung: Sollte dennoch ein Fehler passieren, deckt unsere Berufshaftpflichtversicherung sämtliche Schäden ab. Sie zahlen nur für korrekte Abrechnungen.
Wie sicher sind meine Daten bei cleverlohn?
Ihre Daten sind bei uns so sicher wie in einer Bank. Wir hosten ausschließlich auf ISO-27001-zertifizierten Servern in Deutschland, nutzen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und erfüllen alle DSGVO-Anforderungen. Jeder Zugriff wird protokolliert, Personaldaten sind nur für berechtigte Personen einsehbar. Sie haben jederzeit vollen Zugriff auf Ihre Dokumente im zentralen Portal. Bei Betriebsprüfungen können Sie innerhalb von Minuten alle Nachweise bereitstellen.
Was passiert bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt oder die Krankenkasse?
Sie sind bei cleverlohn optimal vorbereitet. Alle relevanten Dokumente, von der monatlichen Lohnabrechnung über SV-Meldungen bis zu Bescheinigungen, sind digital archiviert und mit einem Klick exportierbar. Bei einer Prüfung stellen wir Ihnen auf Wunsch einen direkten Read-Only-Zugang für den Prüfer oder die Prüferin zur Verfügung. Unsere Lohnbuchhalter:innen unterstützen Sie aktiv: Wir bereiten die Prüfung vor, klären Rückfragen und übernehmen die Kommunikation mit den Behörden. In den letzten 12 Monaten haben 100 % unserer Kund:innen Betriebsprüfungen ohne Nachforderungen bestanden.
Was ist in der Pauschale je Mitarbeitenden inbegriffen?
Melde- & Bescheinigungswesen
Kommunikation mit cleverlohns Lohnbuchhalter:in
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Können Mitarbeitende ihre Lohnabrechnung online einsehen?
Mitarbeitende bekommen ihren eigenen Zugang zu unserer cloudbasierten Web-App und können Lohnscheine zeit- & ortsunabhängig einsehen.
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cleverlohn bedeutet: ausgebildete und erfahrene Fachkräfte, klare Prozesse auch abseits der Web-App und voller Team-Einsatz für die Abwicklung Ihrer Lohnbuchhaltung.
