Lohnabrechnung in der Gastronomie
Schichtzuschläge, Trinkgeld, Saisonkräfte, Minijobs, hohe Fluktuation: Die Lohnabrechnung in der Gastronomie ist komplex. cleverlohn übernimmt das für dich, mit einer festen Ansprechperson, einer vollständigen HR-Plattform und einer Probeabrechnung vor jeder Freigabe.
Warum die Lohnabrechnung in der Gastronomie so herausfordernd ist
Wer ein Restaurant, ein Café, eine Bar oder ein Hotel betreibt, weiß: Die Lohnabrechnung ist kein Standardprozess. Die Gastronomie hat Besonderheiten, die jeden Monat neu berücksichtigt werden müssen und die viele allgemeine Lohnlösungen schlicht überfordern.
Unregelmäßige Arbeitszeiten und Schichtarbeit
Wechselnde Schichten, Spät- und Nachtdienste, Sonn- und Feiertagsarbeit: Jede Stunde muss korrekt erfasst und mit den richtigen Zuschlägen berechnet werden. Ein Fehler hier zieht sich durch die gesamte Abrechnung.
Trinkgeld richtig behandeln
Trinkgeld ist in der Gastronomie kein Randthema. Je nach Art der Zahlung, ob vom Gast direkt oder über den Arbeitgeber ausgezahlt, gelten unterschiedliche steuer- und sozialversicherungsrechtliche Regelungen.
Saisonkräfte und hohe Fluktuation
Im Sommer volle Außengastronomie, im Winter Kurzarbeit oder Entlassungen: Ständige An- und Abmeldungen, kurze Beschäftigungsverhältnisse und wechselndes Personal bedeuten monatlich neuen Aufwand.
Minijobs und Midijobs
Ein großer Teil der Gastro-Belegschaft arbeitet auf Minijob- oder Midijob-Basis. Die unterschiedlichen Abrechnungsregeln, Beitragssätze und Meldepflichten müssen dabei sauber auseinandergehalten werden.
Steuerfreie Zuschläge korrekt ansetzen
Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge (SFN-Zuschläge) können bis zu bestimmten Grenzen steuer- und sozialversicherungsfrei sein. Wer das falsch berechnet, verschenkt entweder Geld oder riskiert Nachzahlungen bei der nächsten Betriebsprüfung.
Die wichtigsten Bestandteile der Gastro-Lohnabrechnung
Eine korrekte Lohnabrechnung in der Gastronomie besteht aus mehreren Bausteinen, die du jeden Monat sauber zusammensetzen musst. Hier sind die wichtigsten im Überblick.
Grundlohn und Mindestlohn | Basis jeder Abrechnung ist der vereinbarte Grundlohn. In der Gastronomie gilt der gesetzliche Mindestlohn, der regelmäßig angepasst wird. Für 2025 liegt er bei 12,82 Euro pro Stunde. Du musst sicherstellen, dass auch nach Abzug aller Zuschläge und Sonderzahlungen der Mindestlohn pro geleisteter Stunde eingehalten wird. |
|---|---|
SFN-Zuschläge: Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge | SFN-Zuschläge sind in der Gastronomie besonders relevant, weil ein Großteil der Arbeitszeit außerhalb der normalen Kernzeiten stattfindet. Das Einkommensteuergesetz (§ 3b EStG) erlaubt es, bestimmte Zuschläge bis zu festgelegten Grenzen steuer- und sozialversicherungsfrei auszuzahlen. Konkret gilt das für Nachtarbeit zwischen 20 Uhr und 6 Uhr, für Sonntagsarbeit, für gesetzliche Feiertage sowie für Arbeit an Heiligabend und Silvester. Die steuerfreien Höchstgrenzen berechnen sich als prozentualer Aufschlag auf den Grundlohn, bis zu einem Grundlohn von 50 Euro pro Stunde. Wichtig: Die Steuerfreiheit gilt nur für tatsächlich geleistete Arbeit in diesen Zeiträumen, nicht pauschal für alle Mitarbeitenden. |
Trinkgeld | Trinkgeld, das ein Gast freiwillig und direkt an einen Mitarbeitenden zahlt, ist nach § 3 Nr. 51 EStG steuerfrei und unterliegt auch keiner Sozialversicherungspflicht. Anders sieht es aus, wenn der Arbeitgeber Trinkgelder einsammelt und verteilt oder wenn Trinkgeld als fester Bestandteil des Lohns vereinbart wird. In diesen Fällen ist es regulär steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn. Diese Unterscheidung ist in der Praxis wichtig und wird bei Betriebsprüfungen häufig geprüft. |
Minijobs und Midijobs in der Gastronomie | Minijobs bis zu einer monatlichen Verdienstgrenze von 556 Euro (ab 2025) sind in der Gastronomie weit verbreitet. Für den Arbeitgeber fallen pauschale Abgaben an die Minijob-Zentrale an, für den Arbeitnehmer besteht grundsätzlich Rentenversicherungspflicht mit der Möglichkeit zur Befreiung. Midijobs im Übergangsbereich zwischen 556,01 Euro und 2.000 Euro monatlich haben reduzierte Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung, während der Arbeitgeber den regulären Beitrag zahlt. Beide Beschäftigungsformen müssen korrekt erfasst, gemeldet und abgerechnet werden. |
Saisonkräfte und kurzfristige Beschäftigung | Kurzfristige Beschäftigung ist ein eigenes Beschäftigungsverhältnis, das in der Gastronomie häufig genutzt wird: zeitlich begrenzt auf maximal drei Monate oder 70 Arbeitstage pro Kalenderjahr, berufsmäßig nicht ausgeübt und nicht als Hauptbeschäftigung. In diesem Fall fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an, aber es müssen bestimmte Voraussetzungen sauber dokumentiert sein. Wer hier schlampt, riskiert eine Nachforderung bei der nächsten Sozialversicherungsprüfung. |
So rechnest du Gastro-Lohn richtig ab:
Schritt für Schritt
Die Gastro-Lohnabrechnung folgt dem gleichen Grundprinzip wie jede andere Entgeltabrechnung, hat aber einige Schritte, die mehr Aufmerksamkeit verlangen als anderswo.
- Schritt 1: Arbeitszeitdaten vollständig erfassen
Bevor du auch nur eine Zahl berechnest, brauchst du eine lückenlose Aufzeichnung aller geleisteten Arbeitsstunden, aufgeteilt nach Wochentag, Tageszeit und Art der Tätigkeit. Nur so kannst du im nächsten Schritt die richtigen Zuschläge ansetzen. Eine digitale Zeiterfassung ist hier Gold wert.
- Schritt 2: SFN-Zuschläge berechnen
Auf Basis der erfassten Zeiten berechnest du die steuerfreien Zuschläge nach § 3b EStG. Wichtig dabei: Die steuerfreien Grenzen gelten je Stunde und basieren auf dem Grundlohn. Überschreitest du diese Grenzen, ist der übersteigende Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig.
- Schritt 3: Trinkgeld korrekt zuordnen
Kläre für jeden Monat, wie Trinkgeld gezahlt wurde. Direktes Trinkgeld vom Gast an den Mitarbeitenden ist steuerfrei und taucht in der Abrechnung nicht als Arbeitslohn auf. Alles, was über den Arbeitgeber läuft, muss als Arbeitslohn behandelt werden.
- Schritt 4: Brutto-Netto-Berechnung je Mitarbeitendem durchführen
Jetzt berechnest du aus dem Gesamtbrutto (Grundlohn plus steuerpflichtige Zuschläge und Sonderzahlungen) die Abzüge: Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag und die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung. Steuerfreie Zuschläge reduzieren die Bemessungsgrundlage entsprechend.
- Schritt 5: Meldungen und Beitragsnachweise übermitteln
Jeden Monat müssen Beitragsnachweise an die Krankenkassen übermittelt werden. Für Minijobber läuft das über die Minijob-Zentrale. Hinzu kommen je nach Situation An- und Abmeldungen für neu eingestellte oder ausscheidende Mitarbeitende, was in der Gastro durch die hohe Fluktuation sehr häufig vorkommt.
- Schritt 6: Abrechnung aushändigen und Unterlagen aufbewahren
Jeder Mitarbeitende erhält seine Entgeltabrechnung in Textform. Lohnunterlagen müssen mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden, GoBD-konform und jederzeit nachvollziehbar.
Klingt aufwendig? Ist es auch. cleverlohn übernimmt jeden dieser Schritte für dich, mit einer Probeabrechnung zur Sicherheit und einer festen Ansprechperson.
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Lohnsoftware oder Payroll-Service: Was passt zur Gastronomie?
Kriterium | Lohnsoftware selbst | Steuerkanzlei |  |
|---|---|---|---|
Kosten pro Lohnschein | Günstig bis mittel | Oft 20 - 40 € | Ab 13 € |
Feste Ansprechperson | Nein | Meistens ja | Ja, immer |
HR-Plattform mit Zeiterfassung | Selten | Nein | Ja |
Probeabrechnung vor Freigabe | Nein | Nein | Ja |
Meldungen übernommen | Nein, selbst nötig | Ja | Ja |
Einarbeitungsaufwand | Hoch | Keiner | Minimal |
Lohnsoftware selbst bedienen: Wer mit einer Lohnsoftware selbst arbeitet, hat die volle Kontrolle, trägt aber auch die volle Verantwortung. Gerade in der Gastronomie mit wechselnden Schichten, SFN-Zuschlägen und vielen Beschäftigungsmodellen ist das aufwendig und fehleranfällig. Die Software rechnet, aber sie denkt nicht mit.
Steuerkanzlei: Verlässlich, aber oft teuer und selten auf die Gastronomie spezialisiert. Eine monatliche Probeabrechnung, ein digitaler Freigabeprozess oder eine integrierte Zeiterfassung sind dort kaum Standard.
cleverlohn: Spezialisierter Payroll-Service mit Gastro-Erfahrung, fester Ansprechperson und einer HR-Plattform, die Zeiterfassung, Abwesenheiten und Stammdaten digital abbildet. Inklusive aller Meldungen und einer Probeabrechnung vor jeder finalen Freigabe, ab 13 Euro pro Lohnschein.
cleverlohn für das Gastgewerbe: Was du bekommst
Was kostet Lohnbuchhaltung für Gastronomie mit cleverlohn?
cleverlohn rechnet pro Lohnschein und Monat ab. Der Preis richtet sich nach der Anzahl deiner Mitarbeitenden und variiert je nach Branche. Für das Gastgewerbe gelten folgende Staffeln:
Mitarbeitende | Preis pro Lohnschein |
|---|---|
weniger als 5 MA | 25 € |
5 - 15 MA | 18 € |
16 - 40 MA | 17 € |
41 -99 MA | 15 € |
mehr als 100 MA | 13 € |
Hinzu kommen einmalig 30 Euro für das Unternehmens-Setup sowie 15 Euro pro Mitarbeitendem bei der Einrichtung. In jedem Preis enthalten sind die feste Ansprechperson, die HR-Plattform, alle Meldungen und die Probeabrechnung.
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Häufige Fragen zur Lohnabrechnung in der Gastronomie
Die Gastronomie hat einige Abrechnungsbesonderheiten, die in anderen Branchen kaum vorkommen: SFN-Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit, die steuerfreie Behandlung von direktem Trinkgeld, die korrekte Abrechnung von Minijobs und kurzfristiger Beschäftigung sowie der hohe administrative Aufwand durch Saisonkräfte und Fluktuation. Wer das nicht kennt, macht schnell Fehler mit teuren Konsequenzen.
Das kommt auf die Art des Trinkgelds an. Trinkgeld, das ein Gast freiwillig und direkt an einen Mitarbeitenden zahlt, ist nach § 3 Nr. 51 EStG steuerfrei und sozialversicherungsfrei. Sobald der Arbeitgeber das Trinkgeld einsammelt, verwaltet oder als festen Bestandteil des Lohns vereinbart, gilt es als steuerpflichtiger Arbeitslohn.
SFN-Zuschläge sind Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit. Nach § 3b EStG sind sie bis zu bestimmten Prozentsätzen des Grundlohns (maximal 50 Euro pro Stunde) steuerfrei: 25 Prozent für Nachtarbeit zwischen 20 Uhr und 6 Uhr, 50 Prozent für Sonntagsarbeit, 125 Prozent für Arbeit an gesetzlichen Feiertagen und bis zu 150 Prozent an bestimmten besonderen Feiertagen. Die steuerfreien Zuschläge sind auch sozialversicherungsfrei, soweit sie die genannten Grenzen nicht überschreiten.
Minijobber bis zur monatlichen Verdienstgrenze von 556 Euro (ab 2025) werden über die Minijob-Zentrale gemeldet. Der Arbeitgeber zahlt pauschale Abgaben, der Arbeitnehmer ist grundsätzlich rentenversicherungspflichtig, kann sich aber befreien lassen. Wichtig ist, dass der Mindestlohn auch bei Minijobbern eingehalten wird und alle Arbeitszeiten lückenlos dokumentiert sind.
Saisonkräfte erfordern häufige An- und Abmeldungen bei den Sozialversicherungsträgern, saubere Dokumentation des Beschäftigungsverhältnisses und eine korrekte Einordnung in Minijob, kurzfristige Beschäftigung oder reguläres Arbeitsverhältnis. Mit einer digitalen HR-Plattform und einem spezialisierten Payroll-Service lässt sich dieser Aufwand deutlich reduzieren.
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