Lohnabrechnung, die mit dem Hotel-Alltag mitläuft
Die vialoa GmbH betreibt in Freiburg zwei Häuser: das Hotel Barbara und das viavelo Hotel. Der Fokus liegt auf einem reibungslosen Betrieb mit klaren Prozessen, die in einem dynamischen Hotelumfeld zuverlässig funktionieren.
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Die Herausforderung
Vor cleverlohn arbeitete vialoa mit einem anderen Lohnabrechnungspartner und plante den Wechsel zu Gastromatik für Dienstplanung und Zeiterfassung. Aufgrund von Kapazitätsengpässen scheiterte dieser Schritt jedoch zunächst. Die vorhandenen Schnittstellen lieferten teils unvollständige Daten, was viel manuelle Nachpflege pro Mitarbeitendem, Tag für Tag bedeutete. „Ich musste Mitarbeiter für Mitarbeiter viel nachprüfen oder nachtragen. Das ist jetzt komplett weg.“ Gleichzeitig führten späte Abrechnungsläufe zu Druck im Team, da Lohnscheine teils erst am 12.–14. des Monats verfügbar waren.
Der Wechsel zu cleverlohn
Auf Empfehlung und auch wegen der Schnittstellen-Kompatibilität mit Gastromatik, entschied sich vialoa für cleverlohn. Der Wechsel bedeutete zunächst, Daten neu anzulegen, um schlussendlich alles reibungslos importieren zu können. Das Onboarding erfolgte begleitet und wurde dann an die persönliche Lohnbuchhalterin übergeben, die nun die laufende Betreuung übernimmt. „Es war erst ein bisschen Aufwand, aber grundsätzlich ging das alles sehr gut.“ Besonders geschätzt wird ein kurzer persönlicher Austausch (z. B. ein Telefonat je Monatsabschluss), um offene Punkte effizient zu klären und Sicherheit zu geben.
Die Lösung
Mit cleverlohn verschmelzen Technik und Prozess: Die Schnittstelle zu Gastromatik reduziert Missverständnisse zu Arbeitszeiten, Urlaub und Stammdaten. Offene Punkte werden übersichtlich gelistet und lassen sich schnell abarbeiten. „Optimal ist, dass die Schnittstelle da ist dadurch gibt es weniger Klärungsbedarf, das klappt zuverlässig.“ Zudem erfolgt eine fachliche Qualitätssicherung bei Verträgen und Einstellungen (z. B. Prüfung von Mitarbeitenden-Verträgen), was der Geschäftsleitung im Alltag Sicherheit gibt.
Das Ergebnis
Mit cleverlohn konnte die vialoa GmbH spürbar Zeit und Aufwand sparen. Die tägliche manuelle Nachpflege pro Mitarbeitendem entfällt komplett, wodurch die Prozesse deutlich effizienter geworden sind. Auch die Lohnabrechnung verläuft heute wesentlich schneller. Der letzte Abrechnungslauf „ging ganz schnell“ und war damit deutlich früher abgeschlossen als in der Vergangenheit. Zusätzlich sorgt die saubere Schnittstelle zu Gastromatik für eine einheitliche Datenlage, die Klarheit in den Abläufen schafft. Nicht zuletzt profitiert die Geschäftsleitung von der guten Betreuung: Die zuverlässige Erreichbarkeit und die punktuellen Telefonate geben gerade beim Monatsabschluss zusätzliche Sicherheit. „Das ist definitiv gut, dass die Technik so miteinander harmoniert.“
Empfehlung
vialoa empfiehlt cleverlohn insbesondere Hoteliers und Betrieben in der Gastronomie/Hotellerie, die mit Gastromatik arbeiten oder eine zuverlässige, integrierte Lohnabrechnung suchen. „Klar empfiehlt man das weiter, womit man zufrieden ist – insbesondere an andere Hotels.“